5 Elektronische Rechnungslegung

Gem § 11 Abs 2 UStG handelt es bei einer elektronischen Rechnung (e-Rechnung) um eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Mangels näherer gesetzlicher Vorgaben kann dies in einer Vielzahl von elektronischen Formaten (zB pdf-Datei, Textdatei oder einem strukturierten Dateiformat wie xml) erfolgen. Eine besondere Form der Übermittlung wird nicht vorgeschrieben, als Übertragungswege kommen sohin E-Mail bzw E-Mail Anhang, Telefax, Web-Downloads etc in Betracht. Auch eine auf Papier ausgestellte und als Scan-Kopie oder per Telefax übermittelte Rechnung gilt als elektronische Rechnung.

Zustimmung des Empfängers

Die Verwendung von elektronischen Rechnungen ist nur dann zulässig, wenn der Empfänger dieser Art der Rechnungsausstellung zugestimmt hat. Hierfür sind keine bestimmten Formvorschriften einzuhalten, die Zustimmung des Empfängers kann insbesondere im Rahmen von Allgemeinen Geschäftsbedingungen eingeholt werden. Es genügt natürlich auch, dass die Beteiligten (nachträglich) durch tatsächliches Entsprechen konkludent ihre Zustimmung erteilen (vgl UStR 2000 Rz 1564e).

Inhalt der e-Rechnung

Eine elektronische Rechnung wird nur dann steuerlich als Rechnung anerkannt, wenn neben den allgemeinen Voraussetzungen des § 11 UStG die Echtheit ihrer Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind. „Echtheit der Herkunft“ bedeutet Sicherheit der Identität des leistenden Unternehmers oder Rechnungsausstellers. „Unversehrtheit des Inhalts“ bedeutet, dass die nach dem UStG erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Es ist daher für den Rechnungsaussteller nicht erforderlich, das elektronische Rechnungsformat so auszuwählen, dass die Rechnung vom Empfänger auch nicht geändert werden kann. Die „Lesbarkeit“ ist dann gewährleistet, wenn die Rechnung vom Menschen gelesen werden kann, dh mit Hilfe von vorhandener technischer Ausrüstung so dargestellt werden kann, dass sie vom Menschen inhaltlich erfasst und verstanden kann (vgl UStR 2000 Rz 1564d).

Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit haben Leistungserbringer und Leistungsempfänger unabhängig voneinander in ihrem Verfügungsbereich zu gewährleisten, und zwar während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, dh grundsätzlich für 7 Jahre (vgl UStR 2000 Rz 1564d). Dabei obliegt es jedem Unternehmer selbst, auf welche Art und Weise er Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet.

Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sind nach der e-Rechnung-UStV (BGBl II Nr 516/2012) jedenfalls dann gewährleistet, wenn eines der nachfolgenden Verfahren angewendet wird:

Anwendung eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens, durch das ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung geschaffen wird
Übermittlung der Rechnung über das Unternehmensserviceportal oder über PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine)
Versehen der Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur iSd § 2 Z 3a Signaturgesetz
Übermittlung durch elektronischen Datenaustausch (EDI) gem Art 2 des Anhangs 1 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl Nr L 338 vom 28.12.1994)

Bei einem innerbetrieblichen Steuerungsverfahren handelt es sich um ein Kontrollverfahren, das der leistende Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinem Zahlungsanspruch bzw der Leistungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Dies kann im Rahmen eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesens geschehen, aber beispielsweise auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit den vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (zB Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein) erfolgen (vgl UStR 2000 Rz 1564f). Bestimmte technische Übermittlungsverfahren sind beim Einsatz eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens – im Gegensatz zu den anderen Verfahren zur Gewährleistung von Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung – nicht vorgesehen. Es bleibt jedem Unternehmer selbst überlassen, auf welche Art und Weise das innerbetriebliche Steuerungsverfahren samt Prüfpfad eingerichtet wird. Nach Ansicht der Finanzverwaltung soll das jeweils angewendete Verfahren der Größe, Tätigkeit und Art des Unternehmers angemessen sein und seinen Verhältnissen entsprechend dokumentiert werden (vgl UStR 2000 Rz 1564f).

Die Gewährleistung von Echtheit und Unversehrtheit kann auch durch die Übermittlung über das Unternehmensserviceportal oder über PEPPOL erfolgen. Bei PEPPOL handelt es sich um eine Plattform zur Standardisierung grenzüberschreitender, elektronisch unterstützter öffentlicher Beschaffungsverfahren (Public eProcurement) innerhalb der Europäischen Union; zu näheren Details sei auf http://www.peppol.eu/ verwiesen. Beide Plattformen ermöglichen derzeit jedoch nur die Übermittlung von Rechnungen an die öffentliche Verwaltung.

Echtheit und Unversehrtheit können weiters durch Versehen der Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder im Wege der Übermittlung durch elektronischen Datenaustausch (EDI) gewährleistet werden. Neben einer qualifizierten elektronischen Signatur iSd § 2 Z 3a SigG genügt nach Ansicht der Finanzverwaltung auch eine fortgeschrittene elektronische Signatur, wenn sie auf einem vom Signaturprüfdienst der RTR oder einer vergleichbaren ausländischen Stelle prüfbaren Zertifikat beruht, unabhängig davon, bei welcher Stelle die tatsächliche Signaturprüfung erfolgt (vgl UStR 2000 Rz 1564i).

Mehrfachausstellung von Rechnungen

Im Zusammenhang mit der Verwendung elektronischer Rechnungen stellt sich die Frage, wie Fälle der Mehrfachausstellung oder Mehrfachversendung von elektronischen Rechnungen zu behandeln sind. Als plakatives Beispiel sei die Übermittlung einer e-Rechnung per E-Mail und die nachfolgende Übermittlung derselben Rechnung auf Papier per Post genannt. Nach den allgemeinen Regeln führt die Ausstellung mehrerer Rechnungen über dieselbe Leistung zum Entstehen der Umsatzsteuerschuld kraft Rechnungslegung. Es ist daher erforderlich, allfällige Duplikate (dh eine allenfalls per Post nachträglich übermittelte Papierrechnung) ausdrücklich als solche zu bezeichnen. Nicht zum Entstehen einer Steuerschuld führt es auch, wenn inhaltlich identische Mehrfachausfertigungen derselben Rechnung gemeinsam versandt werden, wie beispielsweise gemeinsamer Versand einer pdf-Datei und einer xml-Datei oder gleichzeitiger Versand an mehrere E-Mail-Adressen desselben Leistungsempfängers (vgl UStR 2000 Rz 1565).