2.2 Reiseaufwandsentschädigungen gem § 3 Abs 1 Z 16b EStG

Allgemeines

Gem § 3 Abs 1 Z 16b EStG gilt: „Von der Einkommensteuer sind befreit: […] Vom Arbeitgeber als Reiseaufwandsentschädigungen gezahlte Tagesgelder und Nächtigungsgelder, soweit sie nicht gemäß § 26 Z 4 zu berücksichtigen sind, die für eine

• Außendiensttätigkeit (zB Kundenbesuche, Patrouillendienste, Servicedienste),
• Fahrtätigkeit (zB Zustelldienste, Taxifahrten, Linienverkehr, Transportfahrten außerhalb des Werksgeländes des Arbeitgebers),
• Baustellen- und Montagetätigkeit außerhalb des Werksgeländes des Arbeitgebers,
• Arbeitskräfteüberlassung nach dem Arbeitskräfteüberlassungsgesetz, BGBl Nr 196/1988, oder
• eine vorübergehende Tätigkeit an einem Einsatzort in einer anderen politischen Gemeinde

gewährt werden, soweit der Arbeitgeber aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift gemäß § 68 Abs 5 Z 1 bis 6 zur Zahlung verpflichtet ist. Die Tagesgelder dürfen die sich aus § 26 Z 4 ergebenden Beträge nicht übersteigen […].“

Grundsätzlich sind Reiseaufwandsentschädigungen gem § 26 Z 4 EStG vorrangig als nicht einkommensteuerbar zu behandeln (vgl Rz 735a LStR).

Die Regelung des § 3 Abs 1 Z 16b EStG 1988 wurde geschaffen, um zu erreichen, dass über die Dienstreise im engeren Sinn hinausgehend auch für in lohngestaltenden Vorschriften großzügiger geregelte Dienstreisen nicht der Einkommensteuer zu unterziehende Tagesgelder gezahlt werden können (VwGH 29.05.2024, Ro 2022/15/0019; VfGH v 22.06.2006, G 147/05).

Sofern daher Reisekostenersätze in Form von Tagesgeldern nicht bereits nach § 26 Z 4 nicht steuerbar sind, können sie unter den obigen Voraussetzungen gem § 3 Abs 1 Z 16b steuerfrei belassen werden. Wurden Reisekostenersätze nach § 26 Z 4 EStG 1988 ausgezahlt, stehen für denselben Zeitraum (Kalendertag) keine steuerfreien Reiseaufwandsentschädigungen gem § 3 Abs 1 Z 16b EStG 1988 zu (vgl Rz 735a LStR).

Die Obergrenze für steuerfreie Tagesgelder richtet sind nach § 26 Z 4 EStG. Es sind dieselben Stundenteiler anzuwenden, davon abweichende Stundenteiler sind nicht zulässig. Diese Obergrenze wurde aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung den Tagesgeldern gem § 26 Z 4 angepasst, weil dadurch eine permanente Prüfung, ob ein Kostenersatz gem § 26 Z 4 oder eine steuerfreie Reiseaufwandsentschädigung vorliegt, nicht erforderlich ist. Ebenso sind diese steuerfreien Bezüge am Lohnzettel in einer Summe mit Reisekostenersätzen nach § 26 Z 4 auszuweisen (IA 220/A 23. GP, S 5).

Kann ein Kollektivvertrag wegen Fehlens eines kollektivvertragsfähigen Vertragsteiles auf der Arbeitgeberseite nicht abgeschlossen werden, besteht gem § 68 Abs 5 Z 6 die Möglichkeit, eine Betriebsvereinbarung abzuschließen, die ebenfalls verpflichtenden Charakter hat. Nur in jenen Fällen, in denen aufgrund einer zu geringen Dienstnehmeranzahl eine Betriebsvereinbarung nicht abgeschlossen werden kann, besteht aus Gründen der Gleichbehandlung die Möglichkeit, eine bindende Vereinbarung mit allen Dienstnehmern oder bestimmten Gruppen von Dienstnehmern abzuschließen (IA 220/A 23. GP S 5), vgl Rz 735c LStR.

Reisekostenersätze gem § 26 Z 4 EStG 

Unter Reisekostenersätzen versteht man Vergütungen des Dienstgebers an den Dienstnehmer, die den Zweck haben, aufgrund einer Dienstreise entstandene Kosten zu ersetzen.

Der Dienstnehmer hat Anspruch auf folgende Reisekostenersätze:

• Reisevergütungen
  • Fahrtkostenvergütungen
  • Kilometergeld
• Tagesgelder
• Nächtigungsgelder

Die Reisekostenersätze gehören kraft § 26 Z 4 EStG nicht zu den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit und sind insoweit nicht einkommensteuerbar, soweit sie den tatsächlichen Kosten gem § 26 Z 4 EStG 1988 oder der Fahrtkostenersatzverordnung (siehe Rz 713a) entsprechen.

Fahrtkosten

Fahrtkosten sind steuerlich nur dann anzuerkennen, wenn ihre berufliche Veranlassung und die tatsächlich zurückgelegten konkreten Fahrtstrecken mit einwandfreien Nachweisen belegt werden. Der berufliche Zweck und die Fahrtstrecken müssen eindeutig erwiesen oder zumindest glaubhaft gemacht werden. Dies ist schon im Hinblick darauf erforderlich, dass gleichartige Aufwendungen im Bereich der privaten Lebensführung anfallen, was eine klare Abgrenzung erforderlich macht (vgl VwGH 89/13/0259).

Fahrtenbuch

Als Fahrtkostenersatz steht bei Dienstreisen höchstens das amtliche Kilometergeld zu (Wert 2025: EUR 0,50 pro Kilometer). Ein nachgewiesener höherer tatsächlicher Aufwand kann nicht nach § 26 Z 4 EStG 1988, wohl aber im Rahmen der Werbungskosten berücksichtigt werden (§ 16 Abs 1 Z 11 EStG 1988) – Differenzwerbungskosten.

Fahrtkosten stellen keine spezifischen Reisekosten iSd § 16 Abs 1 Z 9 EStG 1988 dar, sondern sind als Werbungskosten gem § 16 Abs 1 Z 11 EStG 1988 (Aufwendungen für die berufliche Nutzung eines Kraftfahrzeuges, Kraftrades oder Fahrrades) bzw gem § 16 Abs 1 Z 12 EStG 1988 (Aufwendungen für die berufliche Nutzung einer Fahrkarte für ein Massenbeförderungsmittel) zu berücksichtigen (Rz 287 ff LStR).

Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer die Berechnungsgrundlagen in Form eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuches vorlegt, aus dem die konkreten Dienstfahrten einwandfrei ersichtlich sind (Rz 712a LStR). Der Zweck eines Fahrtenbuchs besteht darin, den Nachweis zu erbringen, dass tatsächlich für die jeweilige Fahrt das eigene Kraftfahrzeug verwendet worden ist und nicht etwa mit einem öffentlichen Verkehrsmittel gefahren oder eine Mitfahrgelegenheit in Anspruch genommen worden ist.

Auf Basis des erwähnten § 16 Abs 1 Z 11 EStG wurde die KilometergeldVO erlassen. Die KilometergeldVO gilt also nur im Rahmen des § 16 Abs 1 Z 1 EStG und nicht im Rahmen des § 26 Z 4 EStG.

Gem § 2 Abs 1 KilometergeldVO gilt: Der Nachweis der betrieblichen oder beruflichen Nutzung hat mittels eines Fahrtenbuches oder durch andere Aufzeichnungen zu erfolgen, die eine verlässliche Beurteilung ermöglichen und aus denen jedenfalls die in Abs 2 enthaltenen Informationen hervorgehen.

Gem § 2 Abs 2 KilometergeldVO gilt: Die Aufzeichnungen müssen jedenfalls beinhalten:

• Datum,
• Kilometerstand,
• Anzahl der betrieblich oder beruflich zurückgelegten Tageskilometer,
• Ausgangs- und Zielpunkt sowie
• Zweck der jeweiligen betrieblichen oder beruflichen Fahrt.

Gem § 3 KilometergeldVO sind folgende Aufwendungen für betriebliche oder berufliche Fahrten mit Ausnahme der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte abgegolten:

• Absetzung für Abnutzung
• Treibstoff und Öl
• Service- und Reparaturkosten aufgrund des laufenden Betriebes
• Zusatzausrüstungen
• Steuern und Gebühren
• Versicherungen
• Mitgliedsbeiträge bei Autofahrerklubs sowie
• Finanzierungskosten

Die KilometergeldVO ist für betriebliche oder berufliche Fahrten ab 01.01.2025 anzuwenden.

Dienstreise bei Nutzung von Massenbeförderungsmitteln

Das Überlassen eines Einzelfahrscheins für eine Dienstreise ist nicht steuerbar. Wird dem Dienstnehmer für dienstliche Zwecke eine Netzkarte zur Verfügung gestellt, die auch für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und private Fahrten verwendet werden kann, dann ist kein steuerpflichtiger Sachbezug anzusetzen, wenn die Voraussetzungen für ein Öffi-Ticket iSd § 26 Z 5 lit b EStG 1988 vorliegen (Rz 713 LStR): „Die Zurverfügungstellung einer Wochen-, Monats- oder Jahreskarte für ein Massenbeförderungsmittel durch den Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer, sofern die Karte zumindest am Wohn- oder Arbeitsort gültig ist. Dies gilt auch, wenn der Arbeitgeber die Kosten einer solchen Karte zumindest teilweise übernimmt.“

Das Öffi-Ticket gem § 26 Z 5 lit b EStG 1988 umfasst nur Wochen-, Monats- oder Jahreskarten, die Fahrtkostenersatzverordnung (Rz 713a) gilt hingegen auch für Einzelfahrscheine (Rz 750b LStR, unabhängig davon, wer das Tickt kauft).

Gem § 1 Abs 1 FahrtkostenersatzVO (ab 01.01.2025) gilt: „Werden für eine Dienstreise nicht die tatsächlichen Aufwendungen einer vom Arbeitnehmer gekauften Fahrkarte vom Arbeitgeber für ein Massenbeförderungsmittel ersetzt, ist eine nicht steuerbare pauschale Berücksichtigung dieser Aufwendungen zulässig:

1. Durch Ansatz des Beförderungszuschusses gemäß § 7 Abs 5 der Reisegebührenvorschrift 1955, BGBl Nr 133/1955, in der jeweils geltenden Fassung, oder
2. durch Ansatz der fiktiven Kosten für das günstigste Massenbeförderungsmittel.“

Der Beförderungszuschuss gem § 7 Abs 5 RGV beträgt für:

Für die Berechnung des Beförderungszuschusses ist die kilometermäßig kürzeste Wegstrecke – bezogen auf die Straßenkilometer – heranzuziehen. Der Beförderungszuschuss darf pro Wegstrecke max EUR 109,– betragen (Rz 713a LStR).

Gem § 1 Abs 2 FahrtkostenersatzVO (ab 01.01.2025) gilt: „Abs 1 gilt auch für die Berücksichtigung von Aufwendungen des Arbeitnehmers aus der beruflichen Nutzung einer Fahrkarte für ein Massenbeförderungsmittel als Werbungskosten gemäß § 16 Abs 1 EStG 1988, für Fahrten, die nicht die Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte betreffen. Der Nachweis der beruflichen Nutzung hat durch entsprechende Aufzeichnungen zu erfolgen, die eine verlässliche Beurteilung ermöglichen.“

Kraft § 2 FahrtkostenersatzVO ist die pauschale Berücksichtigung von Aufwendungen pro Kalenderjahr mit EUR 2.450,– begrenzt.

Die FahrtkostenersatzVO gilt ab 01.01.2025.

Gem § 1 Abs 1 Z 13 der Lohnkontenverordnung sind „die Kalendermonate, in denen der Arbeitnehmer gemäß § 26 Z 5 EStG 1988 auf Kosten des Arbeitgebers befördert wird […] in das Lohnkonto einzutragen.“

Dienstreise und Sozialversicherung

Gem § 49 Abs 3 Z 1 ASVG sind Vergütungen des Dienstgebers an den Dienstnehmer (Lehrling), durch welche die durch dienstliche Verrichtungen für den Dienstgeber veranlassten Aufwendungen des Dienstnehmers abgegolten werden (Auslagenersatz), beitragsfrei. Dazu zählen insbesondere:

• Fahrtkostenvergütungen einschließlich der Vergütungen für Wochenend(Familien)heimfahrten,
• Tages- und Nächtigungsgelder,

soweit sie nach § 26 EStG nicht der Lohnsteuerpflicht unterliegen. Diese Regelung gilt auch für freie Dienstnehmer.

Unter Fahrtkostenvergütungen fallen insb Taxi, Bahn, Bus, Flugtickets.

Kilometergelder sind bis zu den Sätzen gem RGV ebenfalls beitragsfrei.

Das ASVG verweist auf das EStG.

Unter Tages- und Nächtigungsgelder fallen auch Vergütungen für den bei Arbeiten außerhalb des Betriebes oder mangels zumutbarer täglicher Rückkehrmöglichkeit an den ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) verbundenen Mehraufwand, wie Bauzulagen, Trennungsgelder, Übernachtungsgelder, Zehrgelder, Entfernungszulagen, Aufwandsentschädigungen, Stör- und Außerhauszulagen uÄ sowie Tages- und Nächtigungsgelder nach § 3 Abs 1 Z 16b EStG.