Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht
3.2.1.3. Export der DEP-Daten
Das seit 1.1.2016 zu führende DEP muss mit den Daten des § 7 Abs. 1 RKSV ohne vorgegebene Struktur exportierbar sein.
Ab dem 1. April 2017 gilt für den Export des DEP die Strukturvorgabe der Z 3 der Anlage zur RKSV. Die Belegangaben „Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung“ sind zwar nicht im Exportformat enthalten, müssen aber auch nach dem 31.03.2017 ohne Strukturvorgabe exportierbar sein. Gleiches gilt für die Einzelbeträge des Beleges, wenn diese anstelle des Betrages der Barzahlung am Beleg ausgewiesen sind.
Der Export muss über den Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gemäß § 132 BAO möglich sein. Wurde die Registrierkasse vor dem 1. April 2017 in Betrieb genommen, dann gilt für den Export der Daten ab der Registrierung über FON das ab dem 1. April 2017 gültige Datenformat.
Zur Reduktion des Umfanges der zu exportierenden Daten kann im Exportprotokoll die Bereitstellung der Signatur- bzw. Siegelzertifikate und Zertifikatsketten, die den Signaturen der Barumsätze im DEP entsprechen, entfallen.
Das DEP ist im Datenformat JSON (UTF8) auf einem bereitzustellenden Datenträger zur Verfügung zu stellen.
Alternativ kann in Fällen, in denen ein Datenerfassungsprotokoll auf einem externen Server (auch wenn der Serverplatz einem anderen Unternehmen gehört) geführt wird, die Bereitstellung der o.a. Daten auch dadurch erfolgen, dass die Zugangsdaten zum externen Server zur Verfügung gestellt werden, wenn damit die Berechtigung und Möglichkeit zum Download bzw. Export der Daten einhergeht und die Verwendung dieser Daten gewährleistet ist. Auch bei der Nutzung von Servern, die sich nicht in Österreich befinden, ist sicherzustellen, dass entweder die Daten auf einem externen Datenträger oder die Zugangsdaten bereitgestellt werden. Die Zurverfügungstellung der DEP-Daten kann über einen Remotezugriff oder einen Zugriff in den Räumlichkeiten des Unternehmens erfolgen, wobei es auch zulässig ist, davor das DEP auf einen externen Datenträger zu exportieren bzw. den Export via Internet (zB: Dropbox, Secure FTP) zur Verfügung zu stellen.
Die Bereitstellung der Daten, bzw. Zugangsdaten hat ohne unnötigen Aufschub, d.h. unmittelbar, wenn eine Person mit Zugriffsberechtigung anwesend ist bzw. längstens innerhalb von zwei Werktagen nach vorheriger Verständigung der Abgabenbehörde zu erfolgen. Bei Glaubhaftmachung der Unzumutbarkeit der Einhaltung dieser Frist, kann diese in der Einzelfallbetrachtung auch verlängert werden.
Die Dauer der Zugriffsmöglichkeiten der Organe der Abgabenbehörden beschränkt sich auf die für das Abgabenverfahren notwendige Erhebungstätigkeit für die Feststellung der wahren Abgabenbemessungsgrundlagen. Sie ist dementsprechend einzelfallbezogen zu gewähren.
