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Vorschrift

Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

Inhaltsverzeichnis

2.1. Allgemeines

In den §§ 131 und 132 BAO sind die Grundsätze der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bei der Führung von Büchern, Aufzeichnungen und der Erfassung von Geschäftsvorfällen festgelegt.

Unabhängig von den spezifischen Regelungen zur Belegerteilungspflicht (§ 132a BAO) und zur Registrierkassenpflicht (§ 131b BAO und RKSV) sind diese Rechtsvorschriften auch - neben anderen - für die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit der Losungsermittlung durch Registrierkassen und Kassensysteme maßgebend.

Aufzeichnungen, die nach den Grundsätzen des § 131 BAO geführt werden und die ab 1. April 2017 den Vorgaben der RKSV entsprechen (insbesondere Erfassung im Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse), genügen jedenfalls dem § 131 Abs. 1 Z 6 lit. b BAO.

In Hinblick auf die datenträgergestützte bzw. elektronische Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen sind daher folgende Grundsätze auch für die Nutzung von Registrierkassen oder Kassensystemen bzw. sonstigen elektronischen Aufzeichnungssystemen von Bedeutung:

1. Die gemäß den §§ 124, 125 und 126 BAO zu führenden Bücher und Aufzeichnungen sowie die ohne gesetzliche Verpflichtung geführten Bücher sind so zu führen, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle vermitteln können.

2. Die Eintragungen sollen der Zeitfolge nach geordnet, vollständig, richtig und zeitgerecht vorgenommen werden.

3. Die einzelnen Geschäftsvorfälle sollen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

4. Soweit nach den §§ 124 oder 125 BAO eine Verpflichtung zur Führung von Büchern besteht oder soweit ohne gesetzliche Verpflichtung Bücher geführt werden, sollen alle Bareingänge und Barausgänge in den Büchern oder diesen zu Grunde liegenden Grundaufzeichnungen täglich einzeln festgehalten werden. Abgabepflichtige, die gemäß § 126 Abs. 2 und Abs. 3 BAO verpflichtet sind, ihre Einnahmen und Ausgaben aufzuzeichnen, sollen alle Bargeschäfte (Bareinnahmen und Barausgaben) einzeln festhalten.

5. Werden zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen oder bei der Erfassung der Geschäftsvorfälle Datenträger verwendet, sollen Eintragungen oder Aufzeichnungen nicht in einer Weise verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist.

6. Eine Überprüfung der vollständigen, richtigen und lückenlosen Erfassung aller Geschäftsvorfälle soll insbesondere bei der Losungsermittlung durch entsprechende Protokollierung der Datenerfassung und nachträglicher Änderungen möglich sein. Diese Überprüfung unterliegt der Einzelfallbetrachtung.

7. Die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle soll durch entsprechende Einrichtungen gesichert sein. Der Nachweis der vollständigen und richtigen Erfassung aller Geschäftsvorfälle soll durch entsprechende Einrichtungen leicht und sicher geführt werden können (Überprüfungsmöglichkeit).

8. Summenbildungen sollen nachvollziehbar sein.

9. Zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen können Datenträger verwendet werden, wenn die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.

10. Wer Eintragungen in elektronischer Form vorgenommen hat, muss, soweit er zur Einsichtsgewährung verpflichtet ist, auf seine Kosten innerhalb angemessener Frist diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die notwendig sind, um die Unterlagen lesbar zu machen, und soweit erforderlich, ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben beibringen.

11. Werden dauerhafte Wiedergaben erstellt, so sind diese auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen.

Dies gilt auch für vor- und nachgelagerte Systeme (Kassen, Lagerbuchführung, Bestellwesen, usw.), insoweit diese in Verbindung mit Büchern, Aufzeichnungen, der Losungsermittlung oder sonstigen steuerrelevanten Aufzeichnungen stehen oder der Kontrolle der vollständigen und richtigen Erfassung der Geschäftsvorfälle dienen.

Vom Abgabepflichtigen geführte Unterlagen, die nicht in direkter Verbindung mit steuerrelevanten Aufzeichnungen stehen, können davon unabhängig, als für die Abgabenerhebung bedeutsame Unterlagen nach § 132 BAO vorlagepflichtig sein (zB Preisverzeichnisse, Reservierungsbücher, Kalkulationsunterlagen, Personalverwaltung).

12. Nach § 132 BAO sind Unterlagen, die für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind, aufzubewahren und in entsprechender Form vorzulegen. Diese Unterlagen (wie zB Durchschriften von Belegen) können in elektronischer Form gespeichert werden, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Soweit solche Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe.

Für den Fall, dass dauerhafte Wiedergaben erstellt werden (wenn zB Ausdrucke vorgenommen werden, etwa bei Belegerstellung durch ein Kassensystem), sind diese Belegdaten auch auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen.

Dies gilt auch für Aufzeichnungen, bei denen die Abgabenbehörde die Erstellung von dauerhaften Wiedergaben verlangen kann (§ 131 Abs. 3 BAO), wie zB bei Führung einer chronologischen, fortlaufenden Protokollierung der Datenerfassung auf Datenträgern (elektronisches Journal, Datenerfassungsprotokoll, vgl. § 131 Abs. 1 Z 6 lit. b BAO sowie § 7 Abs. 5 und § 19 Abs. 2 RKSV).

13. Aufzeichnungen, die nach Maßgabe der einzelnen Abgabenvorschriften der Erfassung abgabepflichtiger Tatbestände dienen, sind zu führen (§ 126 BAO), aufzubewahren und über Verlangen vorzulegen.

14. Bücher und Aufzeichnungen dürfen, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist, auch im Ausland geführt werden. Grundaufzeichnungen sind grundsätzlich an dem Ort zu führen, an dem die Geschäftsvorfälle bzw. aufzuzeichnenden Vorgänge stattfinden. Das Datenerfassungsprotokoll bei einem elektronischen Aufzeichnungssystem iSd § 131b BAO ist ein Teil der Grundaufzeichnungen, es muss daher zu Prüf- und Kontrollzwecken für die Organe der Finanzverwaltung innerhalb angemessener Zeit der Zugriff auf das aktuelle Datenerfassungsprotokoll möglich sein.

Darüber hinaus sind in anderen gesetzlichen Vorschriften normierte Aufzeichnungsverpflichtungen auch im Interesse der Abgabenerhebung zu erfüllen (§ 124 BAO).