Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht
2.2. Einzelaufzeichnungspflicht
Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass in den Aufzeichnungen die Betriebseinnahmen und die Betriebsausgaben (bzw. Bareingänge und Barausgänge) laufend zu erfassen und einzeln festzuhalten und aufzuzeichnen sind, außer bei Vorliegen der durch die Barumsatzverordnung geschaffenen Ausnahmeregelungen bzw. Erleichterungen.
Sie ist in § 131 Abs. 1 Z 2 lit. b BAO und § 131 Abs. 1 Z 2 lit. c BAO geregelt und gilt für Buchführungspflichtige und für Einnahmen-Ausgaben Rechner.
Soweit nach den §§ 124 oder 125 eine Verpflichtung zur Führung von Büchern besteht oder soweit ohne gesetzliche Verpflichtung Bücher geführt werden, sollen alle Bareingänge und Barausgänge in den Büchern oder in den Büchern zu Grunde liegenden Grundaufzeichnungen täglich einzeln festgehalten werden.
Abgabepflichtige, die gemäß § 126 Abs. 2 und Abs. 3 verpflichtet sind, ihre Einnahmen und Ausgaben aufzuzeichnen, sollen alle Bargeschäfte einzeln festhalten.
Die Bareinnahmen sind bei betrieblichen Einkunftsarten (Einkunftsarten nach § 2 Abs. 3 Z 1 bis 3 EStG 1988) bei Überschreiten der Grenzen des § 131b Abs. 1 Z 2 BAO frühestens ab Mai 2016 mit elektronischer Registrierkasse, Kassensystem oder sonstigen elektronischen Aufzeichnungssystem einzeln zu erfassen.
Ob betriebliche Einkünfte vorliegen, richtet sich nach einkommensteuer- und körperschaftsteuerrechtlichen Vorschriften (siehe zB EStR 2000). Diese Beurteilung ist wesentlich für die Registrierkassenpflicht, da unbeschadet einer bestehenden Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht die Registrierkassenpflicht nach § 131b BAO nur für die betrieblichen Einkunftsarten gilt. So unterliegen beispielsweise Privatzimmervermieter, die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung erzielen daher nicht der Registrierkassenpflicht, da keine betriebliche Einkunftsart iS des § 2 Abs. 3 Z 1 bis 3 EStG 1988 vorliegt. Allerdings liegen Einkünfte aus Gewerbebetrieb vor, wenn eine gewisse Anzahl von Betten bzw. Appartements überschritten wird bzw. bestimmte Nebenleistungen erbracht werden.
Die Abgrenzung zu den betrieblichen Einkunftsarten ist daher in diesem Zusammenhang zu beachten (Details siehe EStR 2000 Rz 5433 ff).
Ab dem 1. April 2017 ist die elektronische Registrierkasse bzw. das elektronische Aufzeichnungssystem durch eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation zu schützen.
Andere bestehende Aufzeichnungsverpflichtungen (zB nach dem Weingesetz 2009, dem Alkoholsteuergesetz, dem Flugabgabegesetz) werden dadurch weder aufgehoben noch eingeschränkt (vgl. § 124 BAO). Wenn Aufzeichnungen geführt werden, die über die angeführten Aufzeichnungspflichten hinausgehen und für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind, sind diese nach § 132 BAO aufzubewahren.
Ist aufgrund der BarUV 2015, idF BGBl. II Nr. 209/2016, die vereinfachte Losungsermittlung zulässig, werden aber die einzelnen Bareingänge in der Form erfasst und aufgezeichnet, dass eine vollständige Losungsermittlung durch Summierung der einzelnen entsprechenden Bareingänge möglich ist, so ist in diesem Fall eine vereinfachte Losungsermittlung nicht zulässig.
