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Andreas Gerhartl | Praxiswissen | Fachbeitrag

15.4 Überblick: Was ist bei der Einrichtung und beim Betrieb interner Meldekanäle zu beachten?

Vor allem folgende Punkte müssen berücksichtigt werden:

• Die internen Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform sowie auf Wunsch in persönlicher Weise ermöglichen:
  • Meldekanäle, die Meldungen in Textform ermöglichen, können sein: IT-gestütztes Hinweisgebersystem wie etwa eine Plattform im Internet oder Intranet oder eine eigens für die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen nach dem HinSchG eingerichtete E-Mail-Adresse.
  • Meldekanäle, die Meldungen ausschließlich in Schriftform ermöglichen (zB ein Beschwerde-Briefkasten oder Meldungen über den Postweg) dürften nicht ausreichen, weil der Gesetzeswortlaut von Meldungen „in Textform” spricht.
  • Mündliche Meldekanäle können sein: Whistleblower-Hotline, Anrufbeantwortersystem.
  • Auf Wunsch des Hinweisgebers sollte es über diese Kanäle auch möglich sein, innerhalb eines angemessenen Zeitraums Hinweise in einem persönlichen Treffen zu besprechen, das mit Einwilligung des Hinweisgebers auch in Form einer Videokonferenz erfolgen kann.
  • Hinweis: Nach § 16 Abs 1 HinSchG besteht ausdrücklich keine Verpflichtung, die internen Meldekanäle so einzurichten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen . Es wird lediglich vorgegeben, dass auch anonym eingehende Meldungen bearbeitet werden sollen.
  • Für die Abgabe von Meldungen können die Unternehmen auch mehrere Kanäle zur Verfügung stellen.
  • Unternehmen müssen die interne Meldestelle nicht selbst betreiben, sondern können auch Dritte als interne Meldestellen beauftragen. Die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen kann somit auf externe Anbieter von Meldeplattformen bzw auf Ombudspersonen (etwa Rechtsanwälte) ausgelagert werden, sofern diese entsprechende Garantien für die Wahrung der Unabhängigkeit und Vertraulichkeit, des Datenschutzes und der Geheimhaltung bieten.
  • Bei allen Meldewegen muss die Vertraulichkeit des Hinweisgebers sowie Dritter geschützt sein:
    • Ganz zentral ist das sog Vertraulichkeitsgebot. Die internen Meldekanäle müssen so konzipiert sein, dass die Identität der hinweisgebenden Person, der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, sowie der sonstigen in der Meldung erwähnten Personen gewahrt wird.