4.4.2 Ziel und Aufgabe der Dokumentationspflicht
Laut den Erläuternden Bemerkungen zum BKJHG • [Fußnote: Siehe ErlRV 2191 BlgNr 24. GP, § 9.] ist es Ziel einer schriftlichen Dokumentation die Leistungserbringung, einzelne Schritte und Entscheidungen nachvollziehbar zu machen. Eine erbrachte Leistung wird dadurch zum einen überprüfbar (zB im Rahmen der Fachaufsicht) und zum anderen dient sie im Fall eines Personalwechsels bzw einer Vertretungsnotwendigkeit der reibungslosen Weiterarbeit. Besonders wichtig erscheint die Dokumentation auch beim Wechsel der Zuständigkeiten, beispielsweise wenn eine Familie umzieht und somit ein anderer Kinder- und Jugendhilfeträger örtlich zuständig wird oder ein Kind eine Einrichtung wechselt. Zusätzlich vereinfacht die Dokumentation auch die interdisziplinäre Zusammenarbeit. In die Dokumentation sind alle Informationen und Schriftstücke einzubeziehen, die in einem individuellen Fall für fachliches Handeln wichtig sind, zB auch psychologische oder psychiatrische Gutachten, Beschlüsse und Urteile der Zivil- und Strafgerichte. Zum Schutz von Geheimhaltungsinteressen sind organisatorische Vorkehrungen zu treffen. Das sind technische Maßnahmen bei elektronischer Dokumentation wie die Beschränkung der Zugriffsrechte, die Protokollierung erfolgter Zugriffe und Veränderungen oder die verschlüsselte Datenübertragung. Bei schriftlicher Dokumentation ist auf eine sichere Verwahrung von Aktenstücken zu achten.
