Vergabevermerk

Der Vergabevermerk ist eine gesetzlich vorgesehene Dokumentation bzw Zusammenfassung über wesentliche Vorgänge und Tatsachen eines vergebenen Auftrages, einer abgeschlossenen Rahmenvereinbarung und über ein eingerichtetes dynamisches Beschaffungssystem im Oberschwellenbereich.

Der Auftraggeber hat den Vergabevermerk auf Anfrage dem Bundesministerium für Verfassung, Reformen, Deregulierung und Justiz (BMVRDJ) zu übermitteln.

Das Gesetz sieht Mindestinhalte für den Vergabevermerk vor. Der Auftraggeber hat im Vergabevermerk etwa die Vorarbeiten von Unternehmen zu dokumentieren, die an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens beteiligt waren. Übersteigt der geforderte Mindestjahresumsatz als Nachweis der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit das Zweifache des geschätzten Auftragswertes, muss der Auftraggeber dies im Vergabevermerk begründen. Zudem ist im Vergabevermerk oder in der Ausschreibung darzulegen, warum bei einem Verfahren im Oberschwellenbereich auf eine Aufteilung des Auftrags in Lose verzichtet wurde. Auch die Gründe für die Nutzung anderer Kommunikationsmittel als der elektronischen Kommunikation sind im Oberschwellenbereich im Vergabevermerk festzuhalten.