Zuschlagsprinzip
Die Zuschlagsentscheidung ist ein zentraler Bestandteil des Vergabeverfahrens und stellt die nicht verbindliche Erklärung des Auftraggebers dar, welches Angebot den Zuschlag erhalten soll. Diese Entscheidung erfolgt in der Regel nach der Prüfung und inhaltlichen Beurteilung der Angebote, die nach Ablauf der Angebotsfrist am festgelegten Ort und zur festgelegten Zeit geöffnet werden. Nur Personen, die die fachlichen Voraussetzungen erfüllen, sind befugt, die Angebote zu prüfen und zu bewerten. Im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens hat der Auftraggeber die Möglichkeit, mit den Bietern Verhandlungen über die abgegebenen Angebote zu führen. Ziel dieser Verhandlungen ist es, die Angebote und die Anforderungen optimal aufeinander abzustimmen. Es ist jedoch zu beachten, dass reine Preisverhandlungen, bei denen der Leistungsinhalt unverändert bleibt, den Grundsätzen des Vergaberechts widersprechen. In offenen und nicht offenen Verfahren sind Verhandlungen über die Angebote grundsätzlich verboten.
Die Zuschlagsentscheidung basiert auf den in der Ausschreibung angegebenen Kriterien und wird in der Regel zugunsten des technisch und wirtschaftlich günstigsten Angebots oder des Angebots mit dem niedrigsten Preis getroffen. Der Zuschlag kann weiterhin allein nach dem günstigsten Preis vergeben werden, jedoch sollte dies auf Fälle beschränkt bleiben, in denen es sich um standardisierte Leistungen oder um Ausschreibungen handelt, bei denen die zu beschaffende Leistung detailliert beschrieben werden kann.
Nach der Zuschlagsentscheidung ist der Auftraggeber verpflichtet, allen noch im Vergabeverfahren verbliebenen Bietern die Entscheidung nachweislich mitzuteilen. Diese Mitteilung muss eine Begründung enthalten, die die gesetzlich festgelegten Informationen umfasst, beispielsweise die Gründe, warum ein Bieter mit seinem Angebot nicht erfolgreich war. Es ist wichtig zu beachten, dass die Zuschlagsentscheidung selbst noch keine Auftragsvergabe bewirkt und gesondert vor den Vergabekontrollbehörden anfechtbar ist. Der tatsächliche Zuschlag, also der Vertragsabschluss oder die Auftragsvergabe, darf erst nach Ablauf einer gesetzlich festgelegten Stillhaltefrist erteilt werden, da andernfalls der Vertrag für nichtig erklärt werden kann. Das Vergabeverfahren endet mit dem Zustandekommen eines Leistungsvertrages (Zuschlagserteilung) oder mit dem Widerruf der Ausschreibung, wobei auch diese Widerrufsentscheidung als gesondert anfechtbar gilt. Die Zuschlagsentscheidung ist somit ein wichtiger Schritt im Vergabeverfahren, der die Weichen für die weitere Zusammenarbeit zwischen dem Auftraggeber und dem ausgewählten Bieter stellt.
