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Walter Szöky | Praxiswissen | Fachbeitrag

2.1 Eintragungstatbestände bei Flexiblen Kapitelgesellschaften (FlexKapGG, § 5 FBG)

• Name, Geburtsdatum und Anschrift der Aufsichtsratsmitglieder mit der Bezeichnung ihrer Funktion
  • § 5 Z 1 FBG
  • Führt ein in das Firmenbuch einzutragendes Aufsichtsratsmitglied einen Doppelnamen, so ist diese Person zur Führung des Doppelnamens verpflichtet (§ 93 Abs 2 ABGB) und muss auch im Firmenbuch eingetragen werden (siehe auch OLG Linz 6 R 196/16k, VdRÖ-FB-005-2019).
  • Bei der FlexKapG kann (fakultativ und sofern dies im Gesellschaftsvertrag für zulässig erachtet ist) ein Aufsichtsrat bestellt und sodann in das Firmenbuch eingetragen werden. In bestimmten Fällen muss (obligatorisch) jedoch gem § 29 GmbHG ein Aufsichtsrat bestellt und auch ins Firmenbuch eingetragen werden. Darüber hinaus muss ein Aufsichtsrat auch dann bestellt werden, wenn die Gesellschaft zumindest eine mittelgroße Kapitalgesellschaft iSd § 221 Abs 2 und 4 UGB ist (siehe § 6 FlexKapG).
  • Die Funktionsbezeichnungen der Aufsichtsratsmitglieder – welche auch eingetragen werden – lauten:
    • Vorsitzender
    • Stellvertreter
    • Mitglied
  • Nach dem Vorbild des § 12 Abs 4 Grundbuchumstellungsgesetz wurde mit dem Publizitätsrichtliniengesetz (PuG) eine ausdrückliche Grundlage für die Eintragung der (Zustell-)Anschriften aller natürlichen Personen geschaffen (§ 3 Abs 2 FBG). Die Anschrift einer natürlichen Person, die in das Firmenbuch eingetragen wird, muss nicht zwingend deren Privatanschrift sein, solange es sich um eine taugliche Abgabestelle iSd § 2 ZustG handelt. Grundsätzlich kann die Zustellanschrift einer natürlichen Person auch von Amts wegen eingetragen werden, allerdings muss diese vorher im Rahmen des Verständigungsverfahrens gem § 18 FBG gehört werden (OLG Wien 28 R 113/09, VdRÖ-FB-045-2010).
  • Gem § 3 Abs 2a FBG sind bei natürlichen Personen, die über keine aufrechte Meldung im Inland verfügen, in der Anmeldung auch deren Staatsangehörigkeit und Wohnsitzstaat anzugeben. Diese Daten, die nicht in das Firmenbuch einzutragen sind, sind zu speichern und dem Unternehmensregister gem § 25 Abs 2 Bundesstatistikgesetz 2000 zu übermitteln.
• Stammkapital sowie die Generalversammlungsbeschlüsse über dessen Erhöhung bzw Herabsetzung
  • § 5 Z 2 FBG, §§ 6, 6a, 52 ff und 54 ff GmbHG
  • Das Mindeststammkapital der FlexKapG beträgt EUR 10.000,– und setzt sich aus den Stammeinlagen der Gesellschafter zusammen (§ 6 Abs 1 GmbHG).
  • Die Stammeinlagen der einzelnen Gesellschafterinnen müssen mindestens EUR 1,− betragen und dürfen nicht unter diesem Betrag herabgesetzt werden.
  • Ein Rechtsgeschäft betreffend die Übertragung von Geschäftsanteilen (§ 76 Abs 2 GmbHG) kann auch in der Form abgeschlossen werden, dass eine Notarin oder eine Rechtsanwältin eine Urkunde darüber errichtet. Dabei ist die Zulässigkeit der Anteilsübertragung zu überprüfen und beide Parteien über die Rechtsfolgen ihrer Erklärungen und mögliche weitere Voraussetzungen für die Wirksamkeit der Übertragung zu belehren (siehe § 12 Abs 1 FlexKapG).
• Tag der Einreichung von Jahresabschluss, Konzernabschluss und die Bilanzstichtage
  • § 5 Z 3 FBG, §§ 277 bis 280 UGB
  • Jede FlexKapG ist verpflichtet, ihren Jahresabschluss dem zuständigen Firmenbuch vorzulegen (§§ 189, 277 Abs 1 UGB).
  • Art und Umfang der dem Firmenbuchgericht vorzulegenden Beilagen richten sich danach, ob die FlexKapG als kleine, mittelgroße oder große Gesellschaft einzustufen ist (§§ 221 ff UGB).
  • Die vertretungsbefugten Organe (Geschäftsführer) der betreffenden Rechtsträger haben die Unterlagen der Jahresabschlüsse, unterschiedlich je nach Einordnung in die Größenklassen gem § 221 UGB, spätestens 9 Monate nach dem Bilanzstichtag dem für den Sitz der Gesellschaft zuständigen Firmenbuchgericht vorzulegen (siehe § 277 Abs 1 UGB). Eine Fristerstreckung zur Vorlage des Jahresabschlusses ist grundsätzlich unzulässig (OLG Wien 31.3.2009, 4 R 33/09s, VdRÖ-FB-050-2010).
  • Die Jahresabschlüsse sind gem § 277 Abs 6 UGB grundsätzlich in elektronisch Form dem zuständigen Firmenbuchgericht (siehe § 120 JN) vorzulegen. Sie sind in strukturierter Form wie folgt vorzulegen:
    • im Wege von FinanzOnline oder
    • Eines von der Justiz zur Verfügung gestellten Speichers (Justiz-Box) und Übersendung der elektronischen Eingabe mit Referenz gemäß der Schnittstellenbeschreibung (§ 7 ERV 2021), wenn die Unterlagen im einheitlichen elektronischen Berichtsformat (ESEF) aufgestellt wurden (bei Jahresfinanzberichten für börsennotierte Gesellschaften nach § 124 BörseG 2018 verpflichtend); oder
    • Mit den auf JustizOnline zur Verfügung gestellten Formularen.
  • Nur wenn die Übermittlung nicht strukturiert möglich ist, können die Unterlagen auch als PDF-Anhang oder im Weg eines Urkundenarchives einer Körperschaft öffentlichen Rechts (§ 91c GOG) im ERV eingebracht werden (§ 12 Abs 3 ERV 2021). Diese Unmöglichkeit ist jedoch zu bescheinigen. Hohe Kosten bzw ein hoher Arbeitsaufwand ist mE jedoch kein geeigneter Grund.
  • Ist ein im österreichischen Firmenbuch eingetragenes Tochterunternehmen in einen ausländischen Konzernabschluss mit befreiender Wirkung gem § 245 Abs 1 UGB einbezogen, so hat es den Konzernabschluss in deutscher Sprache oder in einer in internationalen Finanzkreisen gebräuchlichen Sprache beim zuständigen Firmenbuchgericht zu hinterlegen. Eine entsprechende Firmenbucheintragung des Konzernabschlusses sowie die Übernahme des Konzernabschlusses selbst in den öffentlichen Teil der Urkundensammlung wird nicht vorgenommen (siehe § 280 Abs 2 UGB). Der Konzernabschluss wird in den nicht öffentlichen Teil der Urkundensammlung aufgenommen.
  • Übersteigen die Umsatzerlöse in den letzten 12 Monaten nicht den Betrag von EUR 70.000,–, so kann der Jahresabschluss auch in Papierform eingereicht werden (§ 277 Abs 6 UGB). Gleichzeitig mit der Vorlage in Papier sind jedoch die Umsatzerlöse – unterfertigt von den Geschäftsführern in der zur Vertretung befugten Anzahl – bekannt zu geben.
  • Ist die Offenlegung des Jahresabschlusses nicht bis zum letzten Tag der Offenlegungsfrist erfolgt, so ist – sofern die Offenlegung nicht bis zum Tag vor Erlassung der Zwangsstrafverfügung bei Gericht eingelangt ist – ohne vorausgehendes Verfahren durch Strafverfügung eine Zwangsstrafe von EUR 700,− zu verhängen (siehe § 283 UGB). Von der Verhängung einer Zwangsstrafverfügung kann abgesehen werden, wenn das in Abs 1 genannte Organ offenkundig durch ein unvorhergesehenes oder unabwendbares Ereignis an der fristgerechten Offenlegung gehindert war. In diesem Fall kann – soweit bis dahin noch keine Offenlegung erfolgt ist – mit der Verhängung der Zwangsstrafverfügung bis zum Ablauf von vier Wochen nach Wegfall des Hindernisses, welches der Offenlegung entgegenstand, zugewartet werden.
  • Dieser gesetzlich normierte Fixbetrag von EUR 700,– reduziert sich jedoch für Kleinstkapitalgesellschaften (Mikrogesellschaften – siehe § 221 Abs 1a UGB) auf EUR 350,– pro vertretungsbefugtes Organ (Geschäftsführer) bzw den Rechtsträger selbst. Ist dem Firmenbuchgericht nicht bekannt, dass es sich beim betreffenden Rechtsträger um eine Kleinstgesellschaft handelt, ist zunächst die Zwangsstrafe in voller Höhe (EUR 700,–) zu erlassen. Die Gesellschaft bzw deren vertretungsbefugten Organe haben bei erster Gelegenheit – also eventuell im Einspruch gegen eine Zwangsstrafverfügung – ihrer Eigenschaft als Kleinstkapitalgesellschaft einzuwenden und auch zu bescheinigen (OLG Wien 10.4.2019, 6 R 124/19b, VdRÖ-FB-037-2019). Das Firmenbuchgericht hat jedoch die Größenklassen iSd § 221 UGB nicht von Amts wegen zu erheben (OLG Graz 16.10.2019, 4 R 140/19v, VdRÖ-FB-006-2020).
  • Während der Dauer eines Insolvenzverfahrens (Konkursverfahren und Sanierungsverfahren ohne Eigenverwaltung) sind vom zuständigen Firmenbuchgericht bei der Nichtvorlage des Jahresabschlusses keine Zwangsstrafverfügungen nach § 283 UGB zu erlassen (siehe § 285 Abs 1 UGB). Ausgenommen sind hiervon jedoch die „Sanierungsverfahrens mit Eigenverwaltung“. Diese gesetzlich angeordnete Sistierung befreit die Masseverwalter also grundsätzlich von der Vorlage der Jahresabschlüsse an das zuständige Firmenbuchgericht während des Insolvenzverfahrens. Sie befreit jedoch nicht von der gesetzlichen Verpflichtung, die entsprechenden Jahresabschlüsse aufzustellen (siehe hierzu § 193 Abs 2 UGB; Szöky, Der Ablauf eines Konkursverfahrens in Österreich aus firmenbuchtechnischer Sicht, ZInsO, Seite 1440). Für den Fall, dass eine Gesellschaft nach Aufhebung des Insolvenzverfahrens fortgeführt wird (zB nach Annahme eines Sanierungsplans), lebt die Offenlegungspflicht der Jahresabschlüsse wieder auf und zwar für die Offenlegung früherer Jahresabschlüsse und auch für die Jahresabschlüsse während des Insolvenzverfahrens. Ausgenommen hiervon ist, wenn das Insolvenzverfahren zur Abwicklung und Löschung des Unternehmens führt (OGH 29.11.2016, 6 Ob 197/16p, RS0131163).
• Name, Geburtsdatum und Anschrift der Gesellschafter, bei juristischen Personen ihre Firmenbuchnummer, deren übernommene Stammeinlagen sowie die hierauf geleisteten Einzahlungen
  • § 5 Z 6 FBG
  • Führt ein in das Firmenbuch einzutragender Gesellschafter einen Doppelnamen, so ist diese Person zur Führung des Doppelnamens verpflichtet (§ 93 Abs 2 ABGB) und muss auch im Firmenbuch eingetragen werden (siehe auch OLG Linz 6 R 196/16k, VdRÖ-FB-005-2019).
  • Bei im österreichischen Firmenbuch eingetragenen juristischen Personen wird neben der Geschäftsanschrift auch die Firmenbuchnummer eingetragen.
  • Bei inländischen – nicht im österreichischen Firmenbuch eingetragenen – juristischen Personen sowie bei ausländischen juristischen Personen wird die Zustellanschrift und – anstelle der Firmenbuchnummer − die Registrierungsnummer sowie die Registrierungsbehörde eingetragen.
  • Sacheinlagen der Gesellschafter auf die übernommenen Stammeinlagen sind zwar nicht aus der Firmenbuchdatenbank, sehr wohl aber aus dem in der elektronischen Urkundensammlung eingestellten Gesellschaftsvertrag bzw der Errichtungserklärung ersichtlich.
  • Bei Flexiblen Kapitalgesellschaften sind auch die Angaben über Unternehmenswert-Anteile gem § 9 Abs 6 FlexKapGG einzutragen.
  • Nach dem Vorbild des § 12 Abs 4 Grundbuchumstellungsgesetz wurde mit dem Publizitätsrichtliniengesetz (PuG) eine ausdrückliche Grundlage für die Eintragung der (Zustell-)Anschriften aller natürlichen Personen geschaffen (§ 3 Abs 2 FBG).
  • Die Anschrift einer natürlichen Person, die in das Firmenbuch eingetragen wird, muss nicht zwingend deren Privatanschrift sein, solange es sich um eine taugliche Abgabestelle iSd § 2 ZustG handelt.
  • Grundsätzlich kann die Zustellanschrift einer natürlichen Person auch von Amts wegen eingetragen werden, allerdings muss diese vorher im Rahmen des Verständigungsverfahrens gem § 18 FBG gehört werden (OLG Wien 28 R 113/09).
  • Obwohl § 3 Abs 2 FBG nur die Ersichtlichmachung der Anschriften von natürlichen Personen vorsieht, werden üblicher- und auch sinnvollerweise in der Firmenbuchpraxis auch die Anschriften von juristischen Personen eingetragen. Eine gesetzliche Verpflichtung ist jedoch daraus nicht abzuleiten (OLG Graz 20.11.2019, 4 R 170/19f, VdRÖ-FB-007-2020).
  • Bei inländischen, nicht im Firmenbuch eingetragenen juristischen Personen (zB Vereine) und auch ausländischen juristischen Personen werden deren sinnvollerweise auch deren Zustellanschriften (siehe oben) sowie die Registrierungsnummern und die jeweiligen Registrierungsbehörden eingetragen.
  • Gem § 3 Abs 2a FBG sind bei natürlichen Personen, die über keine aufrechte Meldung im Inland verfügen, in der Anmeldung auch deren Staatsangehörigkeit und Wohnsitzstaat anzugeben.
  • Diese Daten, die nicht in das Firmenbuch einzutragen sind, sind zu speichern und dem Unternehmensregister gem § 25 Abs 2 Bundesstatistikgesetz 2000 zu übermitteln.